Libro dei Verbali
Iniziamo col dire che non dobbiamo confondere la parola verbale che utilizziamo in altri contesti, come ad esempio qui verbale non indica una multa.
Infatti, il Libro dei Verbali ì dei verbali è un testo fondamentale ed obbligatorio del quale spesso gli enti non profit sottovalutano l’importanza. Inoltre è l’Associazione stessa che è tenuta a compilare e conservare.
Che cosa ci sarà scritto in questo libro? In esso sono contenuti i resoconti di tutte le assemblee soci e di direttivo convocate ed effettuate dall’Associazione.
Spesso il libro dei verbali viene visto come un’osservanza unicamente formale che toglie tempo prezioso allo svolgere delle attività. Per alcuni invece viene visto come un documento complicato che non si sa da che parte cominciare a scrivere.
In realtà, se ben tenuto e aggiornato, puoi utilizzarlo per difenderti in caso di controlli fiscali o civilistici. Ti sembra poco?
Cosa contiene quindi un verbale? Il Segretario dell’Assemblea si occupa di stendere il verbale e semplicemente riporta i punti dell’ordine del giorno discussi durante l’assemblea, identico a quello che è stato mandato ai soci in fase di convocazione. I verbali possono essere scritti a mano o al computer, ricorda la cosa importante è che ci sia!
Quanto è scritto nello statuto deve essere rigorosamente rispettato? SEMPRE.
Di conseguenza, se lo statuto prevede che delle assemblee e delle riunioni del consiglio siano redatti verbali, la tua Associazione deve scriverli nel libro dei verbali e conservarli con cura.
Giusto per essere più chiaro! La tenuta dei libri sociali (tra i quali il libro dei verbali) è importante perché è da questi libri che si capisce se la tua associazione applica i principi di trasparenza, partecipazione, democraticità, uguaglianza dei diritti ed inoltre mette in pratica quanto previsto dalla normativa per usufruire delle agevolazioni fiscali.
Come avrai capito, i verbali delle assemblee devono essere redatti con criterio e devono anche essere conservati con metodo, perché rappresentano il racconto della vita democratica della tua associazione.
Ora ti do una piccola, brutta notizia…. non esiste un fax simile di verbale che possa andar bene per ogni associazione.
Lo so, i dubbi sorgono spesso, perché nessuno nasce imparato.
Se vuoi stare tranquillo e dormire sonni sereni puoi farli visionare a chi segue la tua associazione a 360 gradi.
Se stai valutando di affidarti a NGS Group per la gestione dell’associazione, sappi che controlliamo ovviamente anche questi documenti.
Infatti, oltre ad avere una consulenza da utilizzare nel corso dell’anno, puoi farci quesiti illimitati via mail e mandarci da controllare ogni documento riguardante l’associazione per un parere.